Михаил Юрьевич Рыбаков  бизнес-консультант.

 Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".

Что такое бизнес-процессы и зачем они нужны 

Я уже писал, что работаю сейчас над новой книгой про бизнес-процессы. В ней я подробно описываю простую технологию их описания, отладки и внедрения - наши практические наработки с 2010 года. Разные отрасли: от крупных холдингов до малого бизнеса. Это продолжение и углубление моей первой книги - "Как навести порядок в своем бизнесе". В новой книге особый акцент - на внедрение, вовлечение команды. Много живых примеров из российской практики.

Вы можете сделать предварительный заказ на новую книгу уже сейчас и получить ее одним из первых - с моим автографом и благодарностью. Вы поможете мне выпустить книгу - я издаю ее на свои деньги. Надеюсь, что выйдет она в октябре-ноябре 2015. Если мне удастся преодолеть свой перфекционизм - хочется дать вам так много ценного, и в самом лучше виде ;)

В ожидании новой книги я решил сделать серию статей про бизнес-процессы: вспомнить основы (повторение - мать учения), показать тонкости. Присылайте свои вопросы про процессы и их внедрение - ответим в последующих выпусках рассылки.

Понятие «бизнес-процессы» в последнее время весьма популярно и даже покрыто некоторым налетом мистики.

На самом деле все просто. Бизнес-процесс - это стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата.

Например, выполнение заказа клиента: от входящего звонка до получения оплаты и подписания акта.

Как правило, процессы многократно повторяются в более-менее неизменном виде. Из этого следует очень простой, но важный вывод: алгоритм выполнения процесса можно зафиксировать, а затем совершенствовать, снижая затраты, уменьшая время выполнения и т.д.

Бизнес-процесс должен быть:

1. описанным,
2. оптимальным,
3. действительно выполняться согласно описанию.

Именно от этого зависят результаты работы компании, в том числе и финансовые.

Владельцы и менеджмент компании получают следующую выгоду от формализации и оптимизации процессов:

1. Четкое понимание того, как работает компания (зачастую в процессе описания разгораются ожесточенные споры).

Гаррингтон Эмерсон «Двенадцать принципов эффективности» (1911 год): «Выяснить действительную, фактическую практику работы предприятия – это дело трудное и требующее много времени, ибо разные работники, начиная с самого председателя правления, могут иметь самые разные взгляды и теории, тогда как подлинная практика, не считаясь с этими взглядами, постоянно меняется месяц от месяца. 
Очень часто бывает, что директор-распорядитель или председатель правления совершенно не знает, как фактически ведется работа на управляемом им предприятии. Люди ведь делают не то, что им говорят, а то, что они могут сделать. Наша цель должна быть не в том, чтобы выяснить, что считается практикой предприятия, а в том, чтобы выяснить, какова эта практика на деле. 
Добившись этой цели, надо согласовать все противоречия, выбросить все лишнее и пополнить все то, что останется, необходимым добавлением».

2. Стандартизацию процессов (когда они не описаны, каждый работник выполняет задачи в меру своего понимания и таланта).

3. Повышение качества работ и управляемости бизнеса.

4. Возможность осознанно улучшать деятельность компании, в т.ч. взаимодействие подразделений.

5. Уменьшение зависимости бизнеса от человеческого фактора сотрудников, снижение требований к компетенции сотрудников и уровню их IQ, возможность найма более дешевого персонала.

6. И, как следствие, повышение удовлетворенности клиентов, снижение издержек и рост прибыли.

Живые примеры:

• Собственник бизнеса, бывший офицер – военный техник (обслуживание военных самолетов). Нужно, чтобы любой сотрудник, увидев, что загорелась красная лампочка, мог достать мануал, открыть его на странице про загоревшуюся красную лампочку и дальше бы действовал строго по инструкции: делай раз, делай два, делай три…

 И никакого творчества. Это же боевой самолет! 
Кстати, именно этот владелец РЕАЛЬНО внедрил у себя в компании систему управления качеством и добился уровня качества на производстве, близкого к немецкому конкуренту.

• Юрий Анушкин, HR-директор крупной компании. Когда выполняемая работа носит регулярный характер (а наша работа в основном именно такая), она должна быть формализована в виде описанных Бизнес-процессов, Положений, Инструкций, Должностных инструкций и т.д. Именно это позволит обеспечить идентичность, взаимозаменяемость и качество (в том числе за счет контроля).
• Николай, руководитель среднего звена в производственной компании. По молодости я некоторое время жил в Штатах. Одно время подрабатывал на сортировке мусора. Со мной работали мексиканец и китаец. Английского никто из нас не знал, однако по работе мы прекрасно понимали друг друга. Нам выдали футболки с крупными цифрами 1, 2, 3, и примитивную схему в картинках, где было нарисовано, что там делать и как взаимодействовать. Однако когда обсуждали, куда пойти вечером, договаривались с трудом: не хватало языка.

Если же в компании бизнес-процессы не описаны, то, скорее всего, в ней – бардак! Увы, в России пока не так много компаний, в которых процессы формализованы, и еще меньше тех, где процессы в жизни соответствуют своему описанию.

Г. Эмерсон (1911 год): «На многих заводах нет никаких письменных инструкций, кроме второстепенных Правил внутреннего распорядка, излагаемых в недопустимо грубой форме и всегда кончающихся угрозой расчета».
Там же: «Существует мнение, проповедуемое с большим пафосом, но все же совершенно безграмотное, будто бы стандартные инструкции убивают в работнике инициативу, превращают его в автомат. …
Все дело в том, что это страшное стеснение инициативы существует только в нашем воображении. Работать быстрым и легким способом – это значит сокращать усилия, не снижая результатов, и освобождать свой мозг для высшей инициативы, для изобретения и разработки еще лучших способов». 

Купить книгу "Как навести порядок в своем бизнесе" Вы можете здесь: в бумажном и электронном виде. Бестселлер с 2010 года. Тысячи русскоязычных компаний уже отлаживают по ней свою работу.

***

Если Вы хотите отладить бизнес-процессы своей компании, пришлите заявку - кратко опишите свой бизнес и задачи. Обсудим Вашу ситуацию. Приедем, поможем. Вовлечем и обучим Вашу команду. Будем сопровождать до результатов.

Наше расписание на осень-зиму уже весьма плотное, но пока что в нем можно найти свободные даты.

Сейчас, в кризис - лучшее время для изменений.

Будьте счастливы!

Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма(хотя это может занять некоторое время).

P.S. Если Вы считаете, что эта информация будет интересна кому-то из Ваших коллег или друзей, и может помочь ему в бизнесе и в жизни - пожалуйста, перешлите ему это письмо.

P.P.S. Также Вы можете рекомендовать эту публикацию в социальных сетях, нажав на кнопки вверху данного письма.